Project Governance
De directie is verantwoordelijk voor het inrichten, handhaven en monitoren van een adequate project governance. Om ten aanzien van de totale onderhanden projectenportefeuille in control te blijven is de RET doorgegaan op de ingeslagen weg. De volgende maatregelen zijn daartoe genomen:
- Maandelijkse reviews vinden plaats op ieder afzonderlijk project. Tijdens die reviews wordt specifiek gelet op eventuele risico’s in termen van geld, doorlooptijd en scope. Projecten die mogelijk tot een risico zouden kunnen leiden, zijn hiermee vroegtijdig in beeld;
- Ieder project bevat duidelijke meetpunten en is voorzien van een planning. De totale verzameling projecten (portfolio) wordt bestuurd overeenkomstig de Prince2 methodiek, via decentrale platforms en een centraal platform;
- Naast de maandelijkse reviews wordt er inzake de deelportfolio’s tweemaandelijks de stand van zaken in de Project Management Board besproken op de aspecten risico´s, benefits, issues, planning en financiën, en waar nodig bijgestuurd. Deze methodiek heeft inmiddels positieve effecten opgeleverd;
- De geleerde lessen worden centraal bewaakt in registers. Aan de hand van die registers trekken wij lering en passen we geleerde lessen toe in nieuwe projecten;
- Met behulp van een ketenrapportage die wordt opgesteld voor de meerderheid van de projecten, is vroegtijdig inzicht en besturing verkregen over toekomstige oplevering en de financiële afsluiting van projecten. Hiermee is de nadrukkelijke samenwerking tussen financiën en projectrealisatie het uitgangspunt.
Uit hoofde van projectbeheersing is Prince2 als projectmethodiek aangenomen en wordt sinds 2011 toegepast op alle projecten die sindsdien worden opgestart. Alle betrokkenen (projectmanagers, medewerkers) hebben een opleiding gekregen in deze methodiek. Een nieuw project mag alleen worden geleid door een projectmanager die minimaal Prince2 Foundation is gecertificeerd. Daarnaast moeten in alle projecten de RET-templates en procedures worden toegepast. Om vast te stellen dat dit volledig en RET-breed wordt nageleefd, wordt jaarlijks een audit uitgevoerd door een geaccrediteerd Prince2 auditor. Nagenoeg alle projecten worden uitgevoerd door het ingenieursbureau. In de audit 2017 is bevestigd dat de RET hierbij de Prince 2 projectsystematiek daadwerkelijk geïmplementeerd en geborgd heeft op maturity level 3. Ditzelfde level is behaald voor het uitvoeren van programmamanagement. De projecten van Exploitatie en Vlootmanagement zitten op een maturity level 2. Door de onafhankelijk auditor is geconstateerd dat de RET overall maturity level 2 realiseert en daarmee als geheel optimaal in ontwikkeling en in control is over de uitgevoerde projecten en programma’s in het RET portfolio-management. Ook in 2018 wordt dit geauditeerd.
Voor de projectbesturing is een ‘governance’ model in werking. Dit model zorgt dat op directieniveau volledige informatie beschikbaar is ten aanzien van de totale projectportefeuille over risico’s, voortgang en de bijdrage die projecten leveren aan de organisatiedoelstellingen.